🩺 El 29 de abril de 2025, el Ministerio de Trabajo de Colombia expidió la Resolución 1843, la cual establece nuevas directrices para el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.
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Esta normativa busca fortalecer la gestión de la salud laboral y garantizar la confidencialidad de la información médica de los trabajadores, actualiza las prácticas relacionadas con las evaluaciones médicas y el manejo de las historias clínicas ocupacionales, con el objetivo de fortalecer la protección de los trabajadores y garantizar entornos laborales más seguros y saludables.
📌 ¿De qué trata la Resolución 1843 de 2025?
La Resolución 1843 de 2025 actualiza y complementa las disposiciones existentes sobre las historias clínicas ocupacionales, estableciendo lineamientos claros sobre su contenido, custodia, conservación y acceso.
Su objetivo principal es asegurar que la información médica relacionada con la salud laboral de los trabajadores sea manejada de manera confidencial y conforme a las normativas vigentes.
🔄 Cambios introducidos por la resolución
Aunque la Resolución 1843 de 2025 no deroga explícitamente ninguna normativa anterior, sí introduce cambios significativos en la gestión de las historias clínicas ocupacionales:
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Evaluaciones Médicas Obligatorias: Se establecen seis tipos de evaluaciones médicas ocupacionales:
- Preingreso
- Periódicas
- De egreso
- Post-incapacidad
- De retorno laboral
- De seguimiento o control.
Estas deben ser realizadas por médicos especializados en seguridad y salud en el trabajo con licencia vigente
Periodicidad de Exámenes: Las evaluaciones médicas periódicas deben realizarse con una frecuencia máxima de tres años, siempre que se cuente con el aval médico correspondiente .
Manejo de Historias Clínicas: Se refuerza la confidencialidad de las historias clínicas ocupacionales, las cuales solo pueden ser divulgadas bajo autorización del trabajador o por mandato judicial. La custodia de estos documentos recae en los prestadores de servicios médicos
Custodia y confidencialidad: Se refuerza que la custodia de las historias clínicas ocupacionales estará a cargo del prestador de servicios de salud ocupacional que la generó, o del médico especialista en medicina del trabajo o salud ocupacional que forme parte de los servicios médicos de la empresa. En ningún caso, los empleadores podrán tener, conservar o anexar copia de estas historias clínicas a la hoja de vida del trabajador.
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Acceso a la información: Se establece que los trabajadores tienen derecho a solicitar copia de su historia clínica ocupacional, la cual debe ser entregada por el responsable de su custodia. En caso de fallecimiento del trabajador, la copia será entregada únicamente a personas autorizadas por la ley.
Conservación de documentos: Se determina que las historias clínicas ocupacionales deben ser conservadas por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
Prohibición de Pruebas Discriminatorias: Se prohíbe la exigencia de pruebas de embarazo o VIH como requisito para acceder o permanecer en un empleo, salvo en situaciones laborales específicas que lo justifiquen y con el consentimiento expreso de la trabajadora.
Responsabilidades del Empleador: Los empleadores deben asumir los costos de las evaluaciones médicas y de las pruebas complementarias, garantizar que las condiciones de trabajo se adapten según las recomendaciones médicas y cubrir los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención cuando se requieran traslados intermunicipales para la realización de estos exámenes
Implementación de Pausas Activas: Se establece la obligatoriedad de implementar pausas activas durante la jornada laboral, orientadas a prevenir enfermedades laborales y fortalecer el bienestar integral del trabajador, respetando la diversidad y evitando cualquier forma de discriminación
📅 ¿Cuando se debe Implementar de la resolución?
La Resolución 1843 de 2025 entra en vigor a partir de su expedición, es decir, desde el 29 de abril de 2025. A partir de esta fecha, las empresas deben adecuar sus procesos y sistemas para cumplir con las nuevas disposiciones establecidas.
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✅ Aspectos importantes para las empresas
Las empresas deben tener en cuenta los siguientes aspectos para garantizar el cumplimiento de la resolución:
Designación de responsables: Asegurar que la custodia de las historias clínicas ocupacionales esté a cargo de profesionales autorizados, como médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional.
Confidencialidad de la información: Implementar medidas para garantizar la confidencialidad de las historias clínicas ocupacionales, evitando su acceso no autorizado y su inclusión en documentos como la hoja de vida del trabajador.
Conservación adecuada: Establecer sistemas de archivo y conservación que permitan mantener las historias clínicas ocupacionales durante el periodo mínimo establecido, garantizando su legibilidad y protección contra daño o pérdida.
Acceso por parte del trabajador: Facilitar a los trabajadores el acceso a su historia clínica ocupacional cuando lo soliciten, siguiendo los procedimientos establecidos por la normativa.
❌ ¿Qué deroga esta resolución?
La Resolución 1843 de 2025 no deroga explícitamente ninguna normativa anterior, pero actualiza y armoniza las prácticas de evaluaciones médicas ocupacionales con la normativa nacional e internacional, incluyendo disposiciones de la Comunidad Andina
🏢 Implicaciones para las Empresas
Cumplimiento Normativo: Las empresas deben revisar y actualizar sus políticas y procedimientos en materia de salud ocupacional para alinearse con las nuevas disposiciones.
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Capacitación del Personal: Es fundamental capacitar al personal encargado de la gestión de la salud ocupacional sobre los cambios introducidos por la resolución.
Colaboración con IPS y ARL: Se debe establecer una comunicación efectiva con las Instituciones Prestadoras de Salud y las Administradoras de Riesgos Laborales para garantizar el cumplimiento de las nuevas obligaciones.
Gestión de Costos: Las empresas deben prever y gestionar los costos asociados a las evaluaciones médicas, incluyendo los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención cuando sea necesario.
La Resolución 1843 de 2025 representa un avance significativo en la protección de la información médica de los trabajadores y en la gestión de la salud laboral en Colombia.
Las empresas deben tomar medidas proactivas para implementar las disposiciones de esta resolución, asegurando la confidencialidad, custodia y conservación adecuada de las historias clínicas ocupacionales. El cumplimiento de estas directrices no solo evita sanciones legales, sino que también contribuye a la promoción de un entorno laboral seguro y saludable.
Descarga aquí la Resolución 1843 del 29 de abril de 2025