La Circular Nº 0027 de 26 de febrero de 2026 (MinTrabajo) recuerda y precisa el deber de registrar anualmente:
- La autoevaluación de Estándares Mínimos del SG-SST (vigencia evaluada), y
- El Plan de Mejoramiento derivado de esa autoevaluación,
en la aplicación habilitada por el Fondo de Riesgos Laborales.
Lo más importante
- Qué registrar (vigencia 2026): Autoevaluación año 2025 + Plan de Mejoramiento correspondiente.
- Dónde registrar: plataforma del Fondo de Riesgos Laborales: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
- Fecha límite: 31 de julio de 2026.
- Además: enviar copia a la ARL y rendir informe de avance del plan en julio (con base en recomendaciones ARL).
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1) ¿Qué exige exactamente la Circular 0027 de 2026?
La Circular se emite en el marco de la Resolución 0312 de 2019 (Estándares Mínimos SG-SST) y refuerza estas obligaciones:
1.1. Autoevaluación anual (obligatoria)
- Debe realizarse cada año, y la Circular recuerda que se hace en diciembre (evaluando el año inmediatamente anterior, según el esquema que maneja la norma/circular).
- Se realiza conforme a la Tabla de Valores y Calificación de Estándares Mínimos del SG-SST, diligenciando el formulario definido por la Resolución 0312 de 2019.
1.2. Plan de Mejoramiento (obligatorio)
- Con base en el resultado de la autoevaluación, debes estructurar un Plan de Mejoramiento para cerrar brechas.
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1.3. Registro en plataforma (obligatorio)
Para vigencia 2026, el Ministerio indica que el registro de:
- Autoevaluación 2025
- Plan de Mejoramiento (derivado de esa autoevaluación)
debe hacerse en: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
Plazo: hasta el 31 de julio de 2026.
1.4. Envío a la ARL y seguimiento (obligatorio)
La Circular recuerda responsabilidades claves:
- Remitir copia de la autoevaluación (2025) y del plan de mejoramiento a la ARL, para estudio y recomendaciones.
- Rendir informe de avance del plan de mejoramiento en julio de cada año, teniendo en cuenta recomendaciones de la ARL.
- Las ARL informarán a MinTrabajo casos donde se evidencie no cumplimiento del reporte.
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2) ¿Quiénes deben cumplir? (a quién aplica la Circular)
La Circular está dirigida, entre otros, a:
- Empleadores públicos y privados
- Contratantes de personal por contrato civil, comercial o administrativo
- Trabajadores dependientes e independientes
- Empresas de servicios temporales y trabajadores en misión
- Organizaciones del sector cooperativo/economía solidaria
- ARL
- Otros actores obligados a implementar Estándares Mínimos SG-SST en el marco del Sistema General de Riesgos Laborales
En términos prácticos: si tu organización está obligada a implementar SG-SST y a Estándares Mínimos, debes autoevaluar + planear mejora + registrar.
3) ¿Qué debes hacer?
Entregables mínimos que debes tener listos
- Autoevaluación de Estándares Mínimos SG-SST (vigencia 2025)
- Plan de Mejoramiento asociado (con actividades, responsables, fechas y evidencias)
- Evidencia de envío a la ARL (correo radicado, ticket, soporte de plataforma, etc.)
- Evidencia del registro en la plataforma https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
- Informe de avance en julio (consolidado + soportes, alineado a recomendaciones ARL)
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4) ¿Cómo hacerlo?
Paso 0 — Define responsables y control de tiempos
Antes de entrar a diligenciar, define como mínimo:
- Responsable SG-SST (quien lidera autoevaluación y plan)
- Responsable de aprobación interna (Gerencia / Representante legal según aplique)
- Responsable de cargue/registro en plataforma (puede ser el mismo del SG-SST)
- Punto de contacto con ARL
Tip de control: crea un cronograma con 3 hitos:
- Diciembre: autoevaluación + plan anual siguiente vigencia (según Circular)
- Julio: informe de avance + registro (hasta 31 de julio 2026 para 2025)
- Cierre: consolidación de evidencias para auditoría / visita
Paso 01 - Realiza la autoevaluación (vigencia 2025)
Qué haces:
- Aplicas la autoevaluación según la Tabla de Valores y Calificación de Estándares Mínimos (Resolución 0312 de 2019).
- Diligencias el formulario establecido por esa resolución.
Cómo hacerlo bien:
- Reúne evidencias por estándar (políticas, matrices, programas, actas, inspecciones, capacitaciones, investigación de incidentes, etc.).
- Evalúa con evidencias, no “por percepción”: si no existe soporte, el estándar no debería marcarse como cumplido.
- Identifica brechas: estándares en cumplimiento parcial o no cumplimiento (son la base del plan de mejora).
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Resultado esperado:
- Un documento/registro claro con el puntaje o calificación y la justificación por estándar.
Paso 2 — Construye el Plan de Mejoramiento
Qué debe contener:
- Brecha detectada (qué estándar no cumple / por qué)
- Actividad concreta (qué vas a implementar/corregir)
- Responsable
- Fecha inicio / fecha fin
- Recursos
- Evidencia esperada (qué documento/registro probará el cierre)
- Indicador de avance (opcional pero muy útil)
Cómo priorizar (para que sea defendible ante MinTrabajo/ARL):
- Prioriza brechas con mayor impacto en riesgo (alto riesgo primero).
- Asegura coherencia: cada brecha debe tener al menos una acción.
- Evita planes “genéricos” sin evidencia: “socializar” sin soporte no suele sostenerse en auditoría.
Paso 3 — Envía a la ARL (obligatorio)
La Circular recuerda que debes:
- Remitir copia de la autoevaluación (2025) y el plan de mejoramiento a la ARL para análisis y recomendaciones.
Cómo hacerlo (sin inventar procesos específicos):
- Usa el canal oficial que tu ARL tenga habilitado (correo, plataforma, radicación).
- Guarda soporte: radicado, acuse de recibo, pantallazo del envío, etc.
Paso 4 — Registra en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales (obligatorio)
Dónde: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
Qué registrar (vigencia 2026):
- Autoevaluación correspondiente al año 2025
- El Plan de Mejoramiento respectivo
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Cómo hacerlo:
- Ingresa al enlace oficial: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
- Ubica el módulo/servicio asociado a autoevaluación Estándares Mínimos y plan de mejoramiento (la Circular indica que el registro se hace en esta aplicación o el medio que se indique allí).
- Diligencia los campos solicitados y adjunta/carga lo que la plataforma requiera.
- Finaliza el registro y descarga/guarda el soporte de registro (constancia, número de radicado, comprobante o equivalente).
Fecha límite: 31 de julio de 2026.
Paso 5 — Informe de avance del Plan de Mejoramiento (julio)
La Circular recuerda que se debe:
- Rendir informe sobre el avance del plan de mejoramiento en el mes de julio de cada año, considerando recomendaciones de ARL.
Cómo armar ese informe (estructura sugerida):
- Actividades del plan (lista)
- % de avance por actividad
- Evidencias adjuntas (o enlace a repositorio interno controlado)
- Recomendaciones ARL recibidas y cómo fueron incorporadas
- Pendientes + plan de cierre (con fechas)
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5) Calendario recomendado de cumplimiento (para que no se te pase)
(Basado en lo indicado por la Circular: ciclo anual y fechas clave)
Diciembre (cada año):
- Realizar autoevaluación (según esquema normativo)
- Formular el plan anual SG-SST para la siguiente vigencia (la Circular recuerda que inicia ejecución el 1 de enero)
Enero–Junio:
- Ejecutar plan anual SG-SST
- Avanzar en el plan de mejoramiento
Julio:
- Presentar informe de avance (considerando recomendaciones ARL)
- Registrar en plataforma (para vigencia 2026: hasta 31 julio 2026)
Agosto–Noviembre:
- Cierre de brechas y preparación del siguiente ciclo
6) Evidencias que deberías conservar (enfoque “auditoría MinTrabajo”)
Para blindarte ante requerimientos, conserva organizado:
- Autoevaluación final (2025) + soportes
- Plan de mejoramiento firmado/aprobado internamente (si aplica) + seguimiento
- Soportes de ejecución (actas, capacitaciones, inspecciones, matrices actualizadas, planes, informes)
- Envío a ARL + respuesta/recomendaciones
- Constancia/radicado del registro en https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
- Informe de avance de julio
7) Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no registro antes del 31 de julio de 2026?
La Circular enfatiza el cumplimiento dentro del plazo y recuerda que las ARL reportarán casos de no cumplimiento a las Direcciones Territoriales u Oficinas Especiales del MinTrabajo. En términos de gestión del riesgo: no registrar te deja expuesto a requerimientos/verificación.
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¿Debo hacerlo aunque sea empresa pequeña o con contratistas?
Si estás dentro de los obligados a implementar Estándares Mínimos SG-SST, aplica. La Circular incluye expresamente a empleadores/contratantes y varias modalidades de vinculación.
¿El enlace oficial para registrar es cuál?
El indicado por la Circular es: https://sgrl.mintrabajo.gov.co/
8) Recomendación final (para cumplir sin estrés)
- No esperes a julio: deja lista autoevaluación + plan + evidencias desde el primer semestre.
- Envía a ARL con soporte de recibido.
- Registra en plataforma y guarda radicado/constancia.
- Documenta el avance del plan (julio) con evidencias reales.
El Rol Estratégico de un Intermediario como HoyMeAseguro en el Cumplimiento de la Circular 0027 de 2026
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El cumplimiento de la normativa en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) en Colombia no es solo un requisito legal; es un proceso dinámico que exige precisión, oportunidad y un conocimiento técnico profundo. Con la emisión de la Circular 0027 de 2026 por parte del Ministerio del Trabajo, las empresas se enfrentan a un nuevo hito de reporte obligatorio: el registro de autoevaluaciones y planes de mejoramiento antes del 31 de julio.
En este escenario, contar con un aliado experto como HoyMeAseguro se convierte en la diferencia entre un proceso administrativo estresante y una gestión de riesgos impecable. A continuación, explicamos por qué un intermediario es vital para cumplir con éxito esta circular:
1. Blindaje Técnico y Legal
La Circular 0027 no solo pide "llenar un formulario"; exige que la autoevaluación sea coherente con la realidad de la empresa y que el Plan de Mejoramiento sea técnicamente viable. HoyMeAseguro actúa como un filtro de calidad, asegurando que lo que se reporte ante el Ministerio y la ARL cumpla estrictamente con los criterios de la Resolución 0312 de 2019, evitando inconsistencias que podrían derivar en requerimientos o sanciones.
2. Gestión Eficiente ante la ARL
La circular es enfática: se debe remitir copia de la autoevaluación a la ARL para su análisis y recomendaciones. Como intermediarios, en HoyMeAseguro facilitamos este puente de comunicación. No solo entregamos documentos; gestionamos que las recomendaciones de la Administradora de Riesgos sean claras, aplicables y que se integren correctamente al informe de avance que debe presentarse en julio.
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3. Control de Tiempos y Alertas Tempranas
El día a día de las empresas suele postergar los reportes anuales hasta el último momento. Un intermediario proactivo garantiza que el cronograma se cumpla. Desde la fase de autoevaluación en diciembre hasta el registro final en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales en julio, HoyMeAseguro acompaña cada paso, asegurando que su empresa nunca pierda de vista una fecha límite.
4. Optimización de la Plataforma SG-SST
El registro en el enlace https://sgrl.mintrabajo.gov.co/ puede presentar retos técnicos o dudas en el cargue de información. Contar con un equipo que conoce la operatividad de estos sistemas permite que el proceso de registro sea fluido, correcto y, sobre todo, que se obtenga el soporte de radicado necesario para demostrar el cumplimiento ante cualquier auditoría.
5. Transformación del Cumplimiento en Valor
Más allá de "cumplir con el papel", el objetivo de la Circular 0027 es la mejora continua. En HoyMeAseguro, ayudamos a que el Plan de Mejoramiento no sea una lista de tareas pendientes, sino una hoja de ruta estratégica que reduzca la accidentalidad, mejore el clima laboral y fortalezca la productividad de su organización.
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La Circular 0027 de 2026 es una oportunidad para validar la madurez de su Sistema de Gestión. Al elegir a HoyMeAseguro como su intermediario, usted no solo adquiere un servicio de asesoría; adquiere la tranquilidad de saber que su empresa está protegida, al día con la ley y respaldada por expertos que entienden que la seguridad de su equipo es el activo más valioso.
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