POLITICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD
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Fecha actualización: 25 abril 2024
1. Bienvenida.
Le damos la bienvenida al sitio web www.hoymeaseguro.com propiedad de HOY ME ASEGURO LTDA., al hacer uso de esta página web, usted declara haber leído y estar de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales y privacidad aquí contenidos.
HOY ME ASEGURO LTDA., en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos de las personas naturales y jurídicas con quienes interactúa, se encuentra comprometida con la protección y garantía de privacidad de estos, razón por la cual es de su interés poner en conocimiento su Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante “la Política”), mediante la cual establece los lineamientos que regirán el Tratamiento de los Datos Personales que se encuentran bajo su responsabilidad, en cumplimiento de la Normativa Aplicable en materia de protección de Datos Personales en Colombia.
2. Definiciones
Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.1.3 Capitulo 25 del Decreto compilatorio 1074 de 2015 (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013).
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales a HOY ME ASEGURO LTDA.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento bajo responsabilidad de HOY ME ASEGURO LTDA.
Consulta: Es la solicitud que realiza un Titular con relación al conocimiento y/o gestión sobre sus Datos Personales que se encuentren en alguna de las Bases de Datos de HOY ME ASEGURO LTDA.
Cookie: Es una pequeña información enviada por un sitio web y almacenada en el navegador del usuario, de manera que el sitio web puede consultar la actividad previa del usuario. Sus principales funciones son:
1) Llevar el control cuando un usuario introduce su nombre de usuario y contraseña, para que no tenga que estar introduciéndolas para cada página. Pero no identifica a una persona, sino a una combinación de computadora de la clase de computación con navegador y usuario
2) Conseguir información sobre los hábitos de navegación del usuario, e intentos de spyware (programas espía), por parte de agencias de publicidad y otros.
Lo anterior, puede causar problemas de privacidad y es una de las razones por la que las cookies tienen detractores.
Contratista y/o proveedores: Corresponde a las personas jurídicas y/o naturales con las cuales HOY ME ASEGURO LTDA., celebra contratos comerciales y de servicios para el desarrollo de su objeto social, para el cumplimiento de sus obligaciones como intermediario de seguros y comercializador de diferentes productos digitales y físicos para atender en debida forma la relación que establezca con el Titular del Dato Personal.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, son aquellos que por su naturaleza o por la ley se considera que no tienen la calidad de privados, semiprivados o sensibles, dentro de los cuales se encuentran los datos relativos al estado civil, la profesión u oficio, la calidad de comerciante o de servidor público y la información contenida en las sentencias debidamente ejecutoriadas.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre otros, son considerados Datos Sensibles, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos
Encargado del tratamiento: Corresponde a aquellos terceros vinculados a HOY ME ASEGURO LTDA., que realizan algún tipo de tratamiento sobre los datos personales que se encuentran bajo la responsabilidad de HOY ME ASEGURO LTDA.
Responsable del tratamiento: responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, es HOY ME ASEGURO LTDA., quien decide sobre las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales de sus Grupos de Interés.
Medios de Comunicación: Corresponde a los canales mediante los cuales HOY ME ASEGURO LTDA., contactará al Titular de la información como: teléfono, celular, correo electrónico, redes sociales (Ej: facebook, twitter y/o cualquier otra), mensajería instantánea, mensajería física, correo postal, chatbot, asesor virtual y cualquier otro medio análogo.
Política de protección de datos: Es la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de HOY ME ASEGURO LTDA.
Reclamo: Es la solicitud presentada por el Titular, su causahabiente o representante, en los casos de inconformidad respecto a la corrección, actualización o supresión de sus Datos Personales, o en los casos en que advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo la Normativa Aplicable en materia de protección de Datos Personales, por parte de HOY ME ASEGURO LTDA.
Norma Aplicable: Se refiere a la normativa general que regula la protección de Datos Personales en Colombia, la cual incluye la Ley 1266 de 2008, Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que las complementen, sustituyan o modifiquen.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, es la persona natural o juridica cuyos Datos Personales son tratados por HOY ME ASEGURO LTDA., y/o aquella persona que acredite la representación de aquél (causahabiente o representante Legal).
Transferencia: Corresponde a la entrega de información que realiza HOY ME ASEGURO LTDA., a un tercero, en virtud de la Autorización otorgada por el Titular, para que realice el tratamiento de la información personal bajo su propia responsabilidad.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable, corresponde a la entrega de información que realiza HOY ME ASEGURO LTDA., a un tercero con la finalidad de que, este realice algún tipo de tratamiento sobre la información bajo la responsabilidad de HOY ME ASEGURO LTDA.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Objetivo y alcance.
La Política de Protección de Datos de HOY ME ASEGURO LTDA., tiene como objetivo regular el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales que recolecte dentro del giro ordinario de sus labores, dando cumplimiento a los preceptos establecidos en la Normativa Aplicable.
HOY ME ASEGURO LTDA., es una agencia de seguros especialista en riesgos laborales que comercializa diferentes ramos en seguros incluyendo ARL y adicionalmente a través de su tienda virtual comercializa material educativo en temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo, HOY ME ASEGURO LTDA., se encuentra comprometida con la garantía del derecho constitucional al habeas data y las buenas prácticas empresariales en materia ética y de transparencia, razón por la cual, esta Política se enfoca principalmente en los diferentes Grupos de Interés de HOY ME ASEGURO LTDA., sobre los cuales se realiza el Tratamiento de Datos Personales.
A su vez, en desarrollo de las labores del giro ordinario de los negocios, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá realizar el Tratamiento de la información en conjunto con quien represente sus intereses u ostente la calidad de acreedor y/o cesionario frente a los Titulares y/o con aquellos terceros con quienes entable relaciones de tipo contractual o comercial.
Por tanto, esta Política será aplicable a los Datos Personales que se encuentren bajo la administración de HOY ME ASEGURO LTDA., como responsable del Tratamiento de la información, y a aquellos que sean compartidos para fines comerciales, de validación de identidad, de servicio, estadísticos, alianzas y convenios comerciales o eventos publicitarios y demás finalidades integradas en la Política.
De igual forma, esta Política será de obligatorio cumplimiento por parte de quienes actúen como Encargados del Tratamiento, ya sea que se encuentren dentro o fuera del territorio nacional.
En todo caso, HOY ME ASEGURO LTDA., velará por el estricto cumplimiento de esta Política por parte de la totalidad de sus colaboradores, en aras de garantizar la seguridad, confidencialidad y tratamiento adecuado de los Datos Personales que se encuentren bajo su responsabilidad.
4. Datos que se recolectaran
HOY ME ASEGURO LTDA., obtendrá y utilizará los datos personales siempre que se encuentre facultado para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el Titular de los datos o bien porque el Titular del dato la autoriza expresamente para el efecto, para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, para atender en debida forma la relación que establezca con éste, así como para el desarrollo de sus deberes legales y/o contractuales.
Entre otros, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá recolectar, información referente a:
1. Datos de identificación (Ej.: nombres, apellidos, número y tipo de identificación, nacionalidad, fecha de nacimiento, fotografías, voz e imagen).
2. Datos de contacto (Ej.: número de teléfono, celular, dirección de correo electrónico, dirección física, redes sociales).
3. Datos de firma (Ej.: manuscrita, digital)
4. Datos crediticios, financieros y/o comerciales (Ej.: tipo de cuenta, número de cuenta, fecha de apertura, ingresos, egresos, movimientos bancarios)
5. Datos sociodemográficos (Ej.: edad, estado civil, estrato, genero, educación, trabajo, tipo de vivienda)
6. Datos comportamentales (Ej.: hábitos, gustos, intereses, preferencias)
7. Datos económicos, laborales y profesionales.
8. Datos Sensibles (Ej.: voz, huellas dactilares, historia clínica, incapacidades, información sobre capacidad laboral, imágenes y videos)
9. Datos de identificación electrónica (Ej.: credenciales web, correos electrónicos)
10. Datos de menores de edad (Ej.: datos de contacto, de identificación)
11. Datos de terceros (Ej.: núcleo familiar y referencias personales)
12. Datos de navegación (Ej.: Cookies)
Los Datos Personales de naturaleza empresarial o corporativa que sean conocidos por HOY ME ASEGURO LTDA., en virtud de las relaciones que entabla con personas jurídicas y que permitan identificar a personas naturales (Ej.: representante legal, contactos autorizados, entre otros), serán tratados bajo la clasificación de los datos personales contenida en la presente Política.
Respecto de lo anterior se podrá recolectar información como: correo corporativo, número de teléfono o celular corporativo, nombres, cédulas, entre otros.
5. Autorización para la recolección y tratamiento de la información personal
5.1 Modo de Obtención de la Autorización:
1. HOY ME ASEGURO LTDA., informará al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
2. HOY ME ASEGURO LTDA., obtendrá la Autorización en forma previa al Tratamiento de los Datos Personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información, la Autorización podrá darse de forma verbal o escrita, por medio de conducta inequívoca o a través de cualquier medio, siempre que en todos los casos permita la adecuada conservación y consulta posterior, salvo en aquellos casos en que la ley faculte a la Entidad a tratar los Datos Personales sin la mencionada Autorización.
Cuando los Datos Personales sean suministrados por un Aliado, asesor, aseguradora, Proveedor o Contratista, HOY ME ASEGURO LTDA., se cerciorará de que este cuente con la Autorización del Titular que le permita compartir la información con HOY ME ASEGURO LTDA., o estar amparado en la ley para ello.
5.2 Tratamiento de Datos personales de Terceros:
Teniendo en cuenta que los productos ofrecidos por HOY ME ASEGURO LTDA., implican multiplicidad de sujetos en la relación contractual (Aseguradora, Cliente y Afiliado); HOY ME ASEGURO LTDA., declara que tratará la información de aquellos terceros que sean referenciados por los clientes, única y exclusivamente para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de la naturaleza de la relación entablada.
A su vez, HOY ME ASEGURO LTDA., entiende que los clientes al momento de diligenciar los diferentes formularios dispuestos para la contratación de los productos o servicios cuentan con autorización de dichos terceros para entregar su información personal para ser tratada bajo los lineamientos de la presente política.
5.3 Tratamiento al cual serán sometidos los Datos personales:
Los Datos Personales suministrados por el Titular serán tratados de forma física, electrónica, digital y/o automatizada, en servidores propios o de los Encargados, de conformidad con las herramientas que emplee HOY ME ASEGURO LTDA., para cumplir con las finalidades indicadas en las finalidades del tratamiento de la Política, de forma que le permita tratar de manera adecuada la información.
5.4 Tratamiento de Datos Personales no solicitados:
En aquellos casos en que el Titular de manera voluntaria comparta o remita información personal a HOY ME ASEGURO LTDA., sin que medie solicitud, se entenderá expreso su consentimiento mediante conducta inequívoca, de autorizar a HOY ME ASEGURO LTDA., para que trate su información personal para las finalidades descritas en las finalidades de tratamiento de la Política, así como, para aquellas relacionadas con el trámite para el cual comparte su información.
En el mismo sentido será entendida la conducta de los visitantes de las instalaciones físicas de HOY ME ASEGURO LTDA., a los cuales se les pondrá en conocimiento las finalidades para las cuales están siendo grabados a través de sistemas de videovigilancia, mediante los respectivos Avisos de Privacidad.
La Autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitarse, al envío de información de:
1. Personas que desean trabajar en HOY ME ASEGURO LTDA.
2. Personas que desean vincularse como Contratistas, Proveedores, Asesores externos, aliados estratégicos o clientes de HOY ME ASEGURO LTDA.
3. Personas que presentan solicitudes, Consultas, quejas, peticiones o Reclamos de cualquier naturaleza a HOY ME ASEGURO LTDA.
6. Finalidades del Tratamiento
HOY ME ASEGURO LTDA., tratará los Datos Personales de las personas que hagan parte de sus Grupos de Interés, directamente o por intermedio de Encargados.
Tales Datos Personales corresponderán a los de los clientes, colaboradores, Contratistas, Proveedores, asesores externos, aliados estratégicos, administradores y, en general, a los de todas aquellas personas naturales o jurídicas con las que se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto, el cumplimiento de sus deberes legales y la atención en debida forma de la relación que establezca con el Titular del dato.
HOY ME ASEGURO LTDA., tratará los Datos Personales que recopile de acuerdo con los límites que se deriven de su naturaleza, finalidades autorizadas por el Titular y las disposiciones de la ley y la constitución.
En este sentido, la información personal solo será compartida a las personas que autorice el Titular y a las personas que por ley estén autorizadas para tratarla.
6.1 Finalidades
HOY ME ASEGURO LTDA., tratará los Datos Personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
HOY ME ASEGURO LTDA., solicitará los datos que en efecto considere necesarios para las finalidades que se indican en cada uno de los siguientes Grupos de Interés.
Grupo de interés: General:
1. Tratar la información (recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, etc.) para validar y verificar la identidad del Titular de la información a través de los mecanismos que HOY ME ASEGURO LTDA., considere pertinentes, los cuales podrán incluir verificación a través de Datos Sensibles como imagen, voz y datos biométricos, y se podrán realizar a través de sistemas como el dispuesto por la Registraduría Nacional del Estado Civil, dicha información será utilizada para entablar relaciones con el Titular, garantizar la seguridad de éste y prevenir el fraude o la suplantación.
2. Compartir la información con las entidades que hagan parte de HOY ME ASEGURO LTDA.,, así como con las Entidades en las que HOY ME ASEGURO LTDA., y su red tiene Participación, para efectos de; verificación de identidad; actualización de información; analítica de datos; estudio de necesidades, hábitos e intereses; implementación de campañas comerciales, de marketing y de publicidad; actividades contables y/o tributarias; y ofrecimiento de productos, bienes y servicios relacionados con las actividades propias de dichas entidades, según la información que se detalla en el sitio web de HOY ME ASEGURO LTDA.
3. Consultar, verificar y actualizar comportamientos financieros, comerciales y reputacionales, en aras de detectar y prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, el fraude, la corrupción y otras actividades ilegales, para presentarinformación a autoridades nacionales o internacionales en cumplimiento de las normas sobre prevención de actividades ilícitas y para el intercambio de datos para efectos tributarios o contables, esta información podrá a su vez, ser compartida con las Entidades en las que HOY ME ASEGURO LTDA., y la red liderada por ella tienen participación.
4. Consultar, verificar, almacenar y actualizar toda la información relacionada con los aportes al Sistema de Seguridad Social.
5. Recibir la información y documentación de carácter personal a través de los Medios de Comunicación dispuestos por HOY ME ASEGURO LTDA., para ser tratada de conformidad con las finalidades aplicables de acuerdo con la relación entablada o a entablar.
6. Enviar comunicaciones con información comercial, publicitaria o promocional, ofreciendo nuevos productos y servicios y eventos adelantados por HOY ME ASEGURO LTDA., a través de los Medios de Comunicación que dispongan en HOY ME ASEGURO LTDA.
7. Analizar, estudiar y evaluar la información sobre gustos, hábitos e intereses, que le permitan a HOY ME ASEGURO LTDA., mejorar la relación con el Titular e identificar sus verdaderas necesidades.
8. Actualizar la información del Titular de conformidad con los datos que se encuentren registrados en las Bases de Datos de HOY ME ASEGURO LTDA., aquellas que se encuentre en bases de datos de Terceros, operadores de información y/o cualquier otra persona jurídica u organización que administre bases de datos y que se encuentren legalmente autorizados para dichos fines.
9. Transmitir la información a terceros ubicados dentro o fuera del país, quienes actuarán como Encargados del Tratamiento con el objetivo de cumplir las finalidades descritas en la Política, incluyendo el Tratamiento de Datos en sistema como nubes de almacenamiento.
10. Realizar labores de videovigilancia y seguridad de las instalaciones de HOY ME ASEGURO LTDA.
11. Las demás que se integren en la respectiva Autorización de Tratamiento
Grupo de interés: Clientes vigentes, clientes potenciales, usuarios del sitio web y visitantes del sitio web.
1. Consultar, actualizar, solicitar, suministrar, reportar, procesar, recolectar, confirmar, intercambiar, modificar, emplear, analizar, conservar, recibir y enviar toda la información del Titular que se refiere al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza a cualquier operador o agencia de Información comercial, nacional o extranjera que se encuentre autorizado para dicho fin.
2. Consultar, solicitar, suministrar, procesar, recolectar, confirmar, intercambiar, modificar, analizar, estudiar, conservar, recibir y enviar toda la información del Titular que se refiere a su estado de salud, hábitos, historia clínica, incapacidades, capacidad laboral, empleador, riesgos asociados a su labor, seguridad y salud en el trabajo, y demás datos personales que se relacionen y sean necesarios para la ejecución de seguros de vida de personas, seguros exequiales y demás tipos de productos ofrecidos por HOY ME ASEGURO LTDA.
3. Para el cumplimiento de los derechos y obligaciones de la relación contractual existente, directamente o a través de terceros contratados por HOY ME ASEGURO LTDA., para ejercer labores propias de su objeto social (Encargados, asesores externos, proveedores, aseguradoras) como por ejemplo administración del seguro, para envío de pólizas, información sobre el seguro adquirido, actividades de cobranza, facturación, entrega de correspondencia, procesos operativos o de riesgos, proveedores de tecnología, entre otros.
4. Para el ofrecimiento de asesoría o asistencia en la adquisición y administración de productos o servicios ofrecidos por HOY ME ASEGURO LTDA.
5. Para el envío de comunicaciones de tipo legal y comercial que HOY ME ASEGURO LTDA., se encuentre en obligación de remitir.
6. Compartir la información con Aliados, con quienes HOY ME ASEGURO LTDA., celebre acuerdos comerciales o de alianza para para efectos de actualización de información, homogenización de datos y para el ofrecimiento de bienes, productos o servicios, mediante campañas comerciales o el desarrollo de convenios de marca compartida
7. Realizar el Tratamiento de la información a través de aplicativos, desarrollos digitales o canales no presenciales propios o de terceros, con la finalidad de ofrecer productos o servicios de interés del titular, lo cual se realizará de conformidad con la normativa aplicable.
8. Recopilar, analizar, consultar, validar y procesar toda la información referente al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, incluida la revisión, diagnostico, detención, control del riesgo y demás actividades que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones de HOY ME ASEGURO LTDA., como intermediario de riesgos laborales.
9. Recopilar, analizar, validar, procesar y demás actividades que se requieran para llevar a cabo las elecciones del COPASST y/o comités de convivencias y/o demás comités al interior de las empresas.
10. Compartir la información que, en cumplimiento de la normativa aplicable, deba compartirse con el Empleador en virtud de la gestión realizada por HOY ME ASEGURO LTDA.
11. Analizar y evaluar la información para ofrecimiento de bienes, productos y servicios.
Grupo de interés: Accionistas:
1. Verificar el cumplimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la ley y en las normas internas establecidas por HOY ME ASEGURO LTDA., para el desempeño del cargo, según corresponda.
2. Verificar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad personal y profesional exigidos por la ley y por las normas internas establecidas por HOY ME ASEGURO LTDA.
3. Adelantar los trámites de inscripción que se requieran ante la Cámara de Comercio respectiva y de posesión ante las autoridades competentes, cuando haya lugar a ello.
4. Mantener comunicación con información que sea de utilidad para el cumplimiento de las obligaciones del cargo y las existentes con los trabajadores independientemente su forma de contratación y Accionistas.
5. Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que HOY ME ASEGURO LTDA., cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas y autoridades
Grupo de interés: Proveedores y Contratistas:
1. Contactar y contratar a los Proveedores y/o Contratistas que HOY ME ASEGURO LTDA., requiera para el desarrollo de sus actividades; obtener, procesar y reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos; y ejecutar adecuadamente los contratos que se hayan celebrado o se
lleguen a celebrar.
2. Verificar el cumplimiento de las políticas de HOY ME ASEGURO LTDA., en materia de selección y contratación de Proveedores y Contratistas.
3. Ejercer los derechos y cumplir con las obligaciones que se generen en virtud de la relación que se establezca o que se proyecta establecer con estos.
4. Consultar, actualizar, solicitar, suministrar, reportar, procesar, recolectar, confirmar, intercambiar, modificar, emplear, analizar, conservar, recibir y enviar toda la información del Titular que se refiere al comportamiento crediticio, financiero, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza a cualquier operador de información debidamente constituido o entidad que maneje o administre bases de datos con fines similares a los de tales operadores, dentro y fuera del territorio nacional.
5. Verificar periódicamente el acceso y uso de los canales de comunicación de información previamente destinados para el cumplimiento con el objeto del convenio o contrato.
6. Verificar el cumplimiento de las políticas de HOY ME ASEGURO LTDA., en el marco del convenio establecido entre HOY ME ASEGURO LTDA., y el Proveedor y/o Contratista.
7. Tener a disposición el listado de terceros dispuesto en el sitio web de HOY ME ASEGURO LTDA., para ser consultado por los Titulares o clientes interesados.
Grupo de interés: Aliados, Aliados estratégicos, asesores externos, programa de referidos:
1. Realizar convenios empresariales estratégicos con Aliados, aliados estratégicos, asesores externos e integrantes del programa de referidos para el desarrollo de actividades de publicidad, mercadeo y promoción de sus eventos, productos y servicios.
2. Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los convenios y contratos existentes con Aliados, aliados estratégicos, asesores externos e integrantes del programa de referidos.
3. Contactar y contratar a los Aliados, aliados estratégicos, asesores externos e integrantes del programa de referidos que la HOY ME ASEGURO LTDA., requiera para el desarrollo de sus actividades; obtener, procesar y reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos; y ejecutar adecuadamente los contratos y convenios que se hayan celebrado o se lleguen a celebrar.
4. Verificar el cumplimiento de las políticas de HOY ME ASEGURO LTDA., en materia de estudios para la selección y aprobación de Aliados, aliados estratégicos, asesores externos e integrantes del programa de referidos.
5. Ser incluido en el listado de terceros dispuesto en el área de contabilidad de HOY ME ASEGURO LTDA., para ser consultado por los Titulares o clientes interesados.
6. Verificar periódicamente el acceso y uso de los canales de comunicación de información previamente destinados para cumplir el objeto del convenio o contrato.
7. Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial.
Grupo de interés: Trabajadores, potenciales trabajadores o extrabajadores:
1. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad, mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos, y conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
2. Realizar búsquedas de antecedentes disciplinarios, penales, contractuales, fiscales, judiciales en caso de ser necesario por la naturaleza de la vinculación.
3. Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo realizar el pago de salarios, prestaciones, sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.
4. Atender las obligaciones legales que la naturaleza de la relación laboral conlleva.
5. Cumplir con las políticas de selección, contratación y gestión humana de HOY ME ASEGURO LTDA., lo cual comprende la administración de la planta de personal.
6. Verificar la veracidad de la información suministrada por el colaborador.
7. Diseñar, ajustar y brindar acceso al colaborador a los beneficios de naturaleza legal y extralegal ofrecidos por la Entidad.
8. Verificar el cumplimiento de las políticas internas de HOY ME ASEGURO LTDA., y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con Proveedores, Contratistas o Aliados.
9. Administrar los sistemas de información y comunicaciones de HOY ME ASEGURO LTDA., incluyendo generar copias y archivos de seguridad en los equipos proporcionados por HOY ME ASEGURO LTDA.
10. Realizar programas de bienestar corporativo de los colaboradores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y para actividades de promoción y prevención de la salud.
11. Presentar, solicitar y gestionar información para el trámite ante entidades relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social, incluido la solicitud de reembolsos por pagos de licencias o incapacidades a las organizaciones competentes, incluidas EPS, IPS, entre otras.
12. Enviar comunicaciones a través de los medios de comunicación de impuestos por HOY ME ASEGURO LTDA., con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial, publicitario, y capacitaciones, adelantados por HOY ME ASEGURO LTDA.
13. Suministrar información comercial sobre los productos y/o servicios ofrecidos por HOY ME ASEGURO LTDA., así como aquellos ofrecidos por Aliados con quienes HOY ME ASEGURO LTDA., celebre acuerdos.
14. Adelantar las actuaciones propias de la relación laboral.
15. Utilización de voz e imagen a través de fotografías y videos, para uso interinstitucional, así como para efectos de promoción de la labor desarrollada por HOY ME ASEGURO LTDA., a través de redes sociales, sitios web, medios de televisión y eventos institucionales.
16. Grabación de imagen, tomas de fotografía y demás medios tecnológicos utilizados para garantizar la seguridad de HOY ME ASEGURO LTDA., sus colaboradores y sus instalaciones, así como grabaciones de reuniones corporativas y relacionadas con la labor desempañada por el Colaborador.
Grupo de interés: Visitantes:
1. Asegurar la gestión de la seguridad en las instalaciones de HOY ME ASEGURO LTDA.
2. Realizar las investigaciones que correspondan en caso de que se presenten situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad.
3. Servir de evidencia en casos de reclamaciones del Titular sobre situaciones que se presenten al interior de las instalaciones de HOY ME ASEGURO LTDA.
4. Atender requerimientos que se reciban de las autoridades administrativas y/o judiciales.
5. Compartir la información con los terceros necesarios para el adecuado cumplimiento de las anteriores finalidades (ejemplo: empresa de videovigilancia).
6. Gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones.
7. Preservar la seguridad de los activos y personas.
HOY ME ASEGURO LTDA., evitará recolectar y tratar Datos Sensibles y Datos Personales de menores de edad; sin embargo, en los casos en que deban obtenerse por ser estrictamente necesarios para la existencia y/o mantenimiento de la relación con el Titular, HOY ME ASEGURO LTDA., realizará el Tratamiento en los términos de la normativa aplicable.
HOY ME ASEGURO LTDA., informará al Titular los Datos Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las finalidades específicas del mismo y la facultad que tienen por tratarse de Datos Sensibles, de suministrar o no dicha información.
En relación con los Datos Personales de menores de edad, HOY ME ASEGURO LTDA., se limitará al Tratamiento de los Datos Personales Públicos y solicitará la correspondiente Autorización a su representante legal.
7. Tratamiento de Datos Sujetos a Categorías Especiales
Por su parte, HOY ME ASEGURO LTDA., divulgará el Tratamiento al que serán sometidos los Datos Personales y la finalidad de este en el Aviso de Privacidad, el cual se implementará de conformidad con la normatividad aplicable, cuando no sea posible poner a disposición del Titular la presente Política o cuando HOY ME ASEGURO LTDA., lo considere pertinente.
8. Entrega de Información a terceros:
Durante el Tratamiento de los Datos Personales, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá compartir la información con los Terceros indicados por HOY ME ASEGURO LTDA., de forma tal que pueda cumplir a cabalidad con las finalidades del Tratamiento indicadas en la Política, así como para brindar al Titular mejoresexperiencias en el Tratamiento de su información. Lo anterior podrá ser efectuado por HOY ME ASEGURO LTDA., a través de los siguientes mecanismos:
8.1 Transferencia de Datos Personales:
HOY ME ASEGURO LTDA., podrá efectuar la transferencia de los datos personales suministrados por el Titular a la Organización y a las Entidades en las que HOY ME ASEGURO LTDA., y su red tiene participación.
Dicha Transferencia de datos se realizará con los estándares de seguridad requeridos para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de la Información.
Una vez efectuada la transferencia de la información, cada una de las entidades actuará como responsable del Tratamiento de los Datos, aplicando sobre estos su respectiva Política de Protección de Datos.
En todo caso, en la Autorización de Tratamiento se integrará como finalidad la Transferencia de los datos a las entidades en mención, de tal forma que se cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
De igual forma, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá transferir la información a las Autoridades que sean necesarias para hacer efectiva la prestación del servicio contratado (pago de pólizas, pago de primas, pago de incapacidades, trámite de calificación de la incapacidad laboral, entrega de informes, etc.)
8.2 Transmisión de Datos personales:
En los casos en que lo requiera para alcanzar las finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a Proveedores o Contratistas, quienes podrán estar ubicados fuera o dentro del país e incluso en jurisdicciones diferentes, razón por la cual HOY ME ASEGURO LTDA., garantizará el cumplimiento de sus estándares establecidos para la seguridad de su información.
Los Datos Personales recolectados por HOY ME ASEGURO LTDA., incluso los Datos Sensibles, podrán ser transmitidos, transferidos o entregados a entidades públicas o administrativas que, dentro del ejercicio de sus labores y competencia, requieran conocer dicha información, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular.
A su vez, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá compartir con sus Aliados información de carácter personal de los Titulares de la Información para el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente Política y de conformidad con las respectivas Autorizaciones.
8.3 Información compartida para fines comerciales y servicios adicionales:
En los casos en que se requiera, para alcanzar las finalidades autorizadas relacionadas con los servicios compartidos a través de plataformas digitales de comercialización de bienes y/o servicios, que puedan ser prestados por Aliados financieros o comerciales, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá compartir y recibir la información a través de aplicativos y desarrollos digitales utilizados por dichos terceros.
Lo anterior se realizará de conformidad con la legislación aplicable y vigente, garantizando que la entrega de la información personal tenga como finalidad principal la oferta de productos y servicios que permitan satisfacer las necesidades del Titular.
Así mismo, HOY ME ASEGURO LTDA., garantizará que las diferentes transacciones de información se realicen bajo los estándares de seguridad establecidos por ésta, de tal forma que, se cumpla con los principios de confidencialidad, seguridad e integridad de la información.
9. Seguridad de la Información y acceso Restringido.
HOY ME ASEGURO LTDA., está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso, disponibilidad y consulta por parte de terceros no autorizados.
Con base en lo anterior, HOY ME ASEGURO LTDA., ha adoptado medidas y prácticas adecuadas para la conservación de los Datos Personales bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que buscan impedir su adulteración, pérdida, robo, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.
No obstante, HOY ME ASEGURO LTDA., no podrá garantizar la seguridad total de ningún Tratamiento de Datos Personales por internet o por sistemas de almacenamiento de datos.
La información clasificada como confidencial será conocida y manejada exclusivamente por los funcionarios autorizados por HOY ME ASEGURO LTDA., para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a su cargo la realización de actividades que impliquen el uso de dichos datos, a su vez, podrá ser conocida por los Encargados del Tratamiento de Datos que designe HOY ME ASEGURO LTDA.
En caso de que algún Titular considere que sus Datos Personales no están siendo tratados de manera segura, podrá ejercer sus derechos a través de los mecanismos dispuestos por HOY ME ASEGURO LTDA., y descritos en la Política.
10. Duración del Tratamiento de los Datos Personales:
HOY ME ASEGURO LTDA conservará los archivos o Bases de Datos que contengan Datos Personales por el periodo que la normatividad vigente así se lo exija.
El Tratamiento que realice HOY ME ASEGURO LTDA., sobre las Bases de Datos estará atado al tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del Tratamiento de la información.
Sin perjuicio de lo anterior, el periodo mínimo de conservación de los datos personales del Titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con HOY ME ASEGURO LTDA, o aquel que sea requerido para que éste cumpla con sus obligaciones o el que sea necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del Titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
Terminado este tiempo, HOY ME ASEGURO LTDA., podrá eliminar los Datos Personales o excluirlos de sus Bases de Datos, salvo que continúe vigente un deber legal o contractual que disponga lo contrario.
11. Derechos del Titular.
El Titular de los datos entregados a HOY ME ASEGURO LTDA., tendrá los siguientes derechos:
a) Las Consultas o Reclamos de los Titulares serán atendidos en forma clara, sencilla, suficiente y oportuna, cuando se pretenda la revocatoria de la Autorización de Tratamiento de Datos, HOY ME ASEGURO LTDA., verificará que ésta proceda conforme al ordenamiento jurídico, es decir, siempre que con la revocación de la Autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
b) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales suministrados a HOY ME ASEGURO LTDA., en calidad de responsable del Tratamiento, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HOY ME ASEGURO LTDA., en su calidad de responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
d) Ser informado por HOY ME ASEGURO LTDA., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, sustituyan, adicionen o complementen.
f) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
g) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
h) Los demás que reconozca la normativa aplicable.
11.1 Procedimiento para el ejercicio de los Derechos
Para el efectivo ejercicio de los derechos del Titular de Datos Personales, HOY ME ASEGURO LTDA., cuenta con los mecanismos necesarios para que estos puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para conocer la Autorización de Tratamiento y solicitar su revocación, las Consultas o Reclamos de los Titulares serán atendidos en forma clara, sencilla, suficiente y oportuna.
11.1.1 Consultas
Las consultas del Titular deberán realizarse por escrito y remitirse a la dirección de correo electrónico [email protected] y serán respondidas por HOY ME ASEGURO LTDA., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de estas.
Cuando no sea posible atender las consultas dentro de dicho término, se informará al interesado indicando los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta a su consulta, lo cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.1.2 Reclamos.
Todo reclamo en torno al tratamiento de Datos Personales deberá presentarse por escrito a la dirección correo electrónico [email protected] indicando una descripción de los hechos en los cuales se fundamenta el reclamo a presentar.
Este será respondido por HOY ME ASEGURO LTDA., dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de este.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado indicando los motivos de la demora y la fecha en que se dará respuesta a su reclamo, lo cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Cuando se pretenda la revocatoria de la Autorización de Tratamiento de Datos, HOY ME ASEGURO LTDA., verificará que ésta proceda conforme al ordenamiento jurídico, es decir, siempre que con la revocación de la Autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
11.1.3 Área responsable.
El área responsable encargada de la atención de consultas, reclamos, solicitudes relacionadas con la protección de datos personales es:
Nombre: Fidelización.
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 3225087544
teléfono Fijo: 6013073385
Direccion: Carrera 7 156 68 Oficina 1103 Bogota Colombia.
12. Uso Cookies.
HOY ME ASEGURO LTDA., podrá contar con “cookies”, entendidas estas como herramientas que recogen información sobre la navegación de los usuarios o visitantes en su sitio web, con el propósito de mejorar la experiencia del usuario y/o visitante.
En estos casos, HOY ME ASEGURO LTDA., informará a los usuarios y/o visitantes en su calidad del Titular, por medio del correspondiente Aviso de Privacidad, sobre la utilización de esta tecnología, sus términos y alcance.
De esta forma, el Titular que no desee la instalación de “cookies” podrá rechazarla o desactivar esta opción en la configuración de su navegador.
La aceptación de las cookies no es un requisito para visitar el Sitio web, sin embargo, nos gustaría señalar que el uso de la funcionalidad “Carrito” en el Sitio y la de aceptar una orden sólo es posible con la activación de las cookies.
Las cookies son pequeños archivos de texto que identifican a su computadora en nuestro servidor como un usuario único.
Las cookies se pueden utilizar para reconocer su dirección de protocolo de Internet, lo que le ahorrará tiempo mientras se encuentra en el Sitio web o si quiere entrar a él en el futuro.
Sólo utilizamos cookies para su comodidad en el uso del sitio (por ejemplo, para recordar quién es Ud. cuando se desea modificar su carrito de compras sin tener que volver a introducir su dirección de correo electrónico) y no para obtener o usar cualquier otra información sobre Ud. (por ejemplo, de publicidad segmentada u oculta).
Su navegador puede ser configurado para no aceptar cookies, pero esto podría restringir su uso del Sitio web y limitar su experiencia en el mismo.
El uso de cookies no contiene ni afecta datos de carácter personal o privado y no representa peligro de virus.
13. Principios generales para el tratamiento de datos personales.
En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:
Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de HOYMEASEGURO LTDA., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por aquél.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
14. Vigencia de la Política.
La Política entró en vigor el 25 de abril de 2024.
La presente versión actualizada de la Política de Protección de Datos Personales se encuentra vigente desde su publicación.
HOYMEASEGURO LTDA., informa que todo cambio sustancial en la Política será comunicado oportunamente a través de su sitio web.
Tenemos en marcha medidas técnicas y de seguridad para evitar el acceso no autorizado o ilegal o la pérdida accidental, destrucción u ocurrencia de daños a su información.
Cuando se recogen datos a través del Sitio web, recogemos sus datos personales en un servidor seguro.
HOYMEASEGURO LTDA., usa programas de protección en sus servidores.
Cuando recopilamos información de tarjetas de pago electrónico, se utilizan sistemas de cifrado Secure Socket Layer (SSL) que codifica la misma evitando usos fraudulentos. Si bien no es posible garantizar la consecución de un resultado estos sistemas han probado ser efectivos en el manejo de información reservada y Toda vez que cuentan con mecanismos que impiden el acceso de amenazas externas (i.e. hackers).
Se recomienda no enviar todos los detalles de tarjetas de crédito o débito sin cifrar las comunicaciones electrónicas con HOYMEASEGURO LTDA.
Mantenemos las salvaguardias físicas, electrónicas y de procedimiento en relación con la recolección, almacenamiento y divulgación de su información.
Nuestros procedimientos de seguridad exigen que en ocasiones podremos solicitarle una prueba de identidad antes de revelar información personal.
Tenga en cuenta que Ud. es el único responsable de la protección contra el acceso no autorizado a su contraseña y a su computadora.
Le invitamos a que conozca nuestras las siguientes políticas en nuestro sitio web:
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