Si un empleado no cumple con las políticas documentadas de la empresa, es importante manejar la situación de manera justa y efectiva para mantener un ambiente de trabajo positivo y productivo.
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo proceder:
1. Identificar el Incumplimiento
- Acción: Revisa la situación para confirmar que el empleado realmente no ha cumplido con las políticas documentadas.
- Herramienta: Consulta los registros y documentos relevantes para obtener una visión clara del incumplimiento.
2. Reunir Evidencias
- Acción: Recopila todas las evidencias relacionadas con el incumplimiento, como correos electrónicos, informes, testimonios de compañeros de trabajo, etc.
- Herramienta: Utiliza un sistema de gestión de documentos para almacenar y organizar las evidencias.
3. Evaluar la Gravedad del Incumplimiento
- Acción: Determina la gravedad del incumplimiento y su impacto en la empresa y en el equipo.
- Herramienta: Consulta las políticas de la empresa para clasificar el nivel de gravedad del incumplimiento.
4. Hablar con el Trabajador
- Acción: Programa una reunión privada con el empleado para discutir el incumplimiento. Sé claro y específico sobre lo que no se ha cumplido.
- Herramienta: Utiliza una sala de reuniones privada o una plataforma de videoconferencia para la conversación.
5. Escuchar la Versión del Empleado
- Acción: Permite que el empleado explique su versión de los hechos. Escucha activamente y toma notas.
- Herramienta: Usa una libreta o una aplicación de notas para registrar la conversación.
6. Recordar las Políticas de la Empresa
- Acción: Reitera las políticas de la empresa y explica por qué son importantes. Asegúrate de que el empleado las entienda.
- Herramienta: Proporciona copias de las políticas relevantes durante la reunión.
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7. Ofrecer Apoyo y Capacitación
- Acción: Si el incumplimiento se debe a una falta de conocimiento o habilidades, ofrece apoyo y capacitación adicional.
- Herramienta: Inscribe al empleado en cursos de capacitación o proporciona recursos educativos.
8. Establecer un Plan de Acción
- Acción: Trabaja con el empleado para desarrollar un plan de acción que incluya pasos específicos para corregir el incumplimiento y evitar futuros problemas.
- Herramienta: Utiliza una plantilla de plan de acción para documentar los pasos acordados.
9. Monitorear el Progreso
- Acción: Realiza un seguimiento regular del progreso del empleado para asegurarte de que está cumpliendo con el plan de acción.
- Herramienta: Programa reuniones de seguimiento y utiliza un sistema de gestión de tareas para monitorear el progreso.
10. Tomar Medidas Disciplinarias (si es necesario)
- Acción: Si el empleado continúa incumpliendo las políticas a pesar de las advertencias y el apoyo, considera tomar medidas disciplinarias según las políticas de la empresa.
- Herramienta: Consulta el manual del empleado y las políticas disciplinarias para determinar las acciones apropiadas.
11. Documentar Todo el Proceso
- Acción: Mantén un registro detallado de todas las conversaciones, acciones y decisiones tomadas durante el proceso.
- Herramienta: Utiliza un sistema de gestión de documentos para almacenar toda la documentación relacionada.
12. Revisar y Mejorar las Políticas
- Acción: Después de manejar el incumplimiento, revisa las políticas de la empresa para identificar posibles mejoras y prevenir futuros problemas.
- Herramienta: Realiza una auditoría de las políticas y consulta con el equipo de recursos humanos.
13. Fomentar una Cultura de Cumplimiento
- Acción: Promueve una cultura de cumplimiento y responsabilidad en toda la empresa. Reconoce y recompensa a los empleados que siguen las políticas.
- Herramienta: Utiliza programas de reconocimiento y recompensas para fomentar el cumplimiento.
14. Comunicación Abierta
- Acción: Mantén una comunicación abierta y transparente con todos los empleados sobre la importancia de cumplir con las políticas de la empresa.
- Herramienta: Utiliza boletines informativos, reuniones de equipo y plataformas de comunicación interna.
15. Evaluar el Impacto
- Acción: Evalúa el impacto del incumplimiento en la empresa y en el equipo. Aprende de la situación para mejorar la gestión futura.
- Herramienta: Realiza encuestas y análisis de impacto para obtener feedback y ajustar las políticas según sea necesario
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Implementar estos pasos ayudará a manejar los incumplimientos de manera justa y efectiva, manteniendo un ambiente de trabajo positivo y productivo.
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