Un olvido administrativo puede costarle a una empresa lo que equivale a años de trabajo bien hecho.
Así le ocurrió a Carbones del Cerrejón Limited, sancionada con una multa de $500 millones de pesos tras confirmarse en la Resolución 3309 de 2025 del Ministerio de Trabajo que reportó fuera de plazo 29 enfermedades laborales.
La lección es clara: en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), no basta con prevenir accidentes o entregar cascos; también es obligatorio cumplir con lo administrativo al pie de la letra.
📌 Claves de la decisión
- No reportar a tiempo “es sancionable”, aunque luego se cumpla.
- La sanción busca corregir y prevenir, no solo castigar.
- Los errores administrativos internos no eximen la responsabilidad del empleador.
- El reporte oportuno es vital no solo para proteger derechos individuales, sino para que el Estado diseñe políticas públicas de salud laboral basadas en datos confiables.
Un reporte tardío tiene el mismo peso legal que una omisión total.
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Resolución 3309 de 2025: un caso para recordar
El caso Cerrejón no sanciona una omisión absoluta, sino la extemporaneidad. L
a norma (artículo 2.2.4.1.7 del Decreto 1072 de 2015) exige que toda enfermedad laboral diagnosticada sea reportada al Ministerio en un plazo máximo de 2 días hábiles.
En este proceso, la compañía argumentó buena fe y explicó que los retrasos fueron causados por “olvidos involuntarios”.
El Ministerio respondió con contundencia: la ley no distingue entre mala o buena intención, distingue entre cumplir o no cumplir.
💬 “El incumplimiento no fue por no reportar, sino por reportar tarde. Los plazos legales son inamovibles” — Resolución 3309, Ministerio de Trabajo.
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🔎 Cuadro conceptual: ¿Qué sanciona la Resolución 3309/2025?
| Elemento | Explicación concreta |
| Conducta investigada | Reporte tardío (29 enfermedades laborales fuera del plazo de 2 días hábiles). |
| Norma aplicada | Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.1.7. |
| Sanción confirmada | Multa de $500.018.560 (45.659 UVB vigentes en 2024). |
| Argumento de la empresa | Olvidos involuntarios, buena fe, prestaciones reconocidas oportunamente, sin ánimo de ocultar. |
| Respuesta del MinTrabajo | La extemporaneidad es en sí misma incumplimiento. La intención no exime de responsabilidad. |
| Precedente que deja | Los reportes fuera de término son considerados faltas graves y sancionables. |
- El tiempo lo es todo. Reportar tarde equivale a incumplir la norma.
- Las multas pueden superar los 500 millones de pesos, dependiendo del tamaño de la empresa.
- No existen sanciones menores como simples amonestaciones en la legislación actual.
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❌ Malas prácticas que se vuelven costosas
En la dinámica diaria de las oficinas, los errores no siempre provienen de negligencia consciente.
A veces basta con la frase: “Lo envío mañana…”. Ese retraso, que en otro trámite puede no tener consecuencias, en un tema de SST se traduce en una sanción.
También es común que algunos responsables de RRHH o SST piensen que la ARL hace los reportes por ellos, cuando en realidad la obligación es única y exclusiva del empleador.
Otro mal hábito es depender de una sola persona para todo el proceso.
Si esa persona sale de vacaciones, está incapacitada o simplemente se le olvida, la empresa entera carga con la consecuencia.
A ello se suma la falta de protocolos claros: si nadie sabe con certeza qué pasos seguir, lo urgente se convierte en improvisación.
Y sí, hasta detalles simples pueden salir caros: confundir días hábiles con días calendario se ha convertido en un error habitual que termina en sanción.
✅ Buenas prácticas que blindan a la empresa
Un responsable de SST con visión entiende que la clave es la anticipación. Por eso, la primera regla de oro es reportar siempre antes de cumplir las 48 horas hábiles. No se trata de apurar todo a último minuto, sino de convertir esta obligación en parte de la cultura organizacional.
La segunda buena práctica es tener más de un responsable. Si el funcionario principal no está, debe existir un suplente con la misma capacidad para realizar el trámite. Esta medida simple evita que un viaje o ausencia laboral ponga en jaque el cumplimiento legal.
El tercer punto es la claridad: un protocolo oficial que explique, en una sola página, cómo y a quién reportar. No es un manual interminable, sino un mapa sencillo para que cualquiera pueda activarlo si es necesario.
La tecnología ofrece también soluciones efectivas: formatos digitales, alertas automáticas y sistemas de gestión integrados. Un recordatorio en el correo puede evitar una multa millonaria. Finalmente, la capacitación continua a líderes y jefes inmediatos es indispensable. Cuando más personas conocen la norma, se multiplica la posibilidad de reaccionar a tiempo.
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🛠️ Paso a paso para implementar un sistema de reportes efectivos
- Revisión interna: analizar si actualmente se cumple el plazo de 2 días hábiles en cada reporte.
- Diseño de protocolo oficial: un flujo de 5 pasos sencillo y visible.
- Asignación de roles y suplentes: nunca depender de una sola persona.
- Capacitación inmediata: formar en tiempos legales a todos los líderes de área.
- Implementación de alertas digitales: correos automáticos, sistemas internos o calendarios compartidos.
- Archivo digital de evidencias: conservar acuses de envío y soportes como defensa documental.
- Monitoreo periódico: revisar cada 2 meses en COPASST si todo se está cumpliendo.
- Simulacros administrativos: practicar reportes ficticios para medir tiempos de reacción.
📜 Marco legal aplicable
La Resolución 3309/2025 no modifica la ley existente, solo la aplica. Sus fundamentos jurídicos fueron:
- Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.1.7 → plazo de 2 días hábiles para reportar accidentes y enfermedades laborales.
- Ley 1562 de 2012, art. 30 → sanciones por incumplimiento en SST.
- Ley 1438 de 2011 (art. 134) y Ley 1610 de 2013 (art. 12) → criterios de graduación de sanciones.
- Convenio 160 de la OIT (Ley 66 de 1988) → garantizar estadísticas laborales confiables.
👉 Lo clave: esta resolución no crea nueva obligación, solo refuerza la interpretación estricta de las normas existentes.
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🤝 El papel de un intermediario en riesgos laborales como HOY ME ASEGURO
La gestión de SST no solo se trata de EPP o capacitaciones. También incluye procesos administrativos altamente sensibles. Un intermediario en riesgos laborales como Hoy Me Aseguro se convierte en el aliado para blindar a la empresa frente a sanciones:
- Diseña protocolos a la medida.
- Garantiza cumplimiento en reportes y plazos.
- Acompaña auditorías y procesos de mejora.
- Funciona como un puente con la ARL y el Ministerio.
- Ofrece tranquilidad jurídica y reputacional.
Una multa como la de Cerrejón demuestra que el error no siempre está en el terreno de la producción, sino en un simple procedimiento administrativo. Y allí es donde un intermediario marca toda la diferencia.
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