¿Sabías que entregar la dotación laboral en dinero o tarjetas recargables está prohibido? Muchos empleadores aún tienen dudas sobre cómo cumplir correctamente con esta obligación. Hoy te explico, con base en el reciente concepto del Ministerio de Trabajo y la normativa vigente, cómo hacerlo bien y cómo un intermediario de ARL puede ser tu mejor aliado. 🚦
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❌ Errores comunes que debes evitar
- Entregar la dotación en dinero, tarjetas débito o bonos redimibles en efectivo.
- No documentar la entrega (sin acta o firma del trabajador).
- Entregar la dotación fuera de las fechas legales.
- No diferenciar entre dotación y EPP (Elementos de Protección Personal).
- Cobrar o descontar el valor de la dotación a trabajadores que no tienen derecho legal, pero a quienes la empresa decide uniformar.
📜 ¿Qué es la dotación laboral y quiénes tienen derecho?
La dotación es una prestación social obligatoria para todos los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes y hayan cumplido más de tres meses de servicio.
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¿Qué incluye?
- Un (1) par de zapatos
- Un (1) vestido de labor
¿Cuándo se entrega? - Tres veces al año: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
🚫 ¿Se puede entregar en dinero, bonos o tarjetas?
¡NO! El artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo es claro:
“Queda prohibido a los patronos pagar en dinero las prestaciones establecidas en este capítulo”.
La dotación debe ser entregada en especie (el calzado y el vestido apropiados para la labor y el ambiente de trabajo).
¿Y los bonos?
Solo son válidos si permiten reclamar la dotación específica (no dinero), son intransferibles y no pueden ser negociados ni usados para otros fines. El empleador debe garantizar que el trabajador reciba el calzado y vestido adecuados para su labor.
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⚠️ ¿Qué pasa si no entrego la dotación?
- El empleador puede ser sancionado con multas de 1 a 5.000 salarios mínimos.
- Si el contrato termina y no se entregó la dotación, el trabajador puede reclamar indemnización por perjuicios ante un juez.
- No entregar la dotación no se compensa con dinero al finalizar el contrato.
👷♀️ Diferencia entre dotación y EPP
¡Ojo! La dotación es una prestación social periódica.
Los Elementos de Protección Personal (EPP)son obligatorios para todos los trabajadores que los requieran, sin importar salario o antigüedad, y deben entregarse cuando sea necesario para la seguridad y salud.
📝 ¿Qué debe hacer la empresa para cumplir?
- Identificar a los trabajadores beneficiarios (hasta 2 SMLMV y más de 3 meses de servicio).
- Seleccionar la dotación adecuada según la labor y el ambiente.
- Entregar la dotación en especie en las fechas legales.
- Documentar la entregacon actas o registros firmados por los trabajadores.
- No descontar ni cobrar la dotación, ni siquiera si es voluntaria para quienes no tienen derecho legal.
- No sustituir por dinero, tarjetas o bonos redimibles en efectivo.
- Haz un censo de trabajadores beneficiarios cada cuatrimestre.
- Selecciona proveedores confiables que garanticen calidad y cumplimiento.
- Capacita a tu equipo sobre la diferencia entre dotación y EPP.
- Lleva registros claros y firmados de cada entrega.
- Consulta a tu intermediario de ARL para resolver dudas y recibir acompañamiento en auditorías o inspecciones.
💡 Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el trabajador no usa la dotación?
Si el trabajador no utiliza la dotación entregada, puede perder el derecho a recibirla en el siguiente periodo. Es importante dejar constancia de la entrega y de la instrucción de uso.
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¿Puedo entregar la dotación a trabajadores con menos de 3 meses?
No es obligatorio, pero si decides hacerlo, no puedes descontar el valor ni cobrarles.
¿La dotación es lo mismo que los EPP?
No. La dotación es una prestación social periódica; los EPP son obligatorios para todos los trabajadores que los requieran, sin importar salario o antigüedad.
¿Qué pasa si no entrego la dotación?
Te expones a sanciones económicas y a demandas por indemnización de perjuicios.
🤝 ¿Por qué es clave tener un intermediario de ARL como
Hoy Me Aseguro?
Un intermediario de ARL te ayuda a:
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- Asesorarte sobre la dotación adecuada para cada puesto y ambiente laboral.
- Capacitar a tu equipo en la diferencia entre dotación y EPP.
- Organizar y documentar correctamente las entregas, evitando sanciones.
- Mantenerte actualizado sobre cambios normativos y mejores prácticas.
- Apoyarte en inspecciones y auditorías del Ministerio de Trabajo.
Cumplir con la dotación laboral no es solo una obligación legal, ¡es una muestra de respeto y cuidado por tu equipo!
No te arriesgues a sanciones ni a demandas: entrega la dotación en especie, documenta todo y apóyate en expertos como Hoy Me Aseguro para blindar tu empresa y proteger a tus trabajadores.
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