👀 ¿Incapacidad sin enredos?
En Colombia, cuando un trabajador se incapacita por enfermedad común o accidente no laboral, normalmente la EPS es quien reconoce y paga esa prestación económica (con reglas y plazos). Si la incapacidad la emitió un médico por fuera de la red de la EPS (por ejemplo, a través de un Plan Complementario de Salud), hay que transcribir/validar ese certificado ante la EPS para que lo paguen. Acá te explico qué exige la norma, quién hace qué, errores frecuentes y buenas prácticas para que no te nieguen pagos.
📌
- ¿Quién puede expedir incapacidades válidas? Médicos u odontólogos inscritos en ReTHUS (o profesionales en servicio social obligatorio) y adscritos a un prestador habilitado.
- ¿Cuándo paga la EPS? Cuando la incapacidad es de su red o cuando valida (transcribe) la expedida por un médico no adscrito si se radica con soportes en 15 días desde su expedición. Si en 8 días hábiles la EPS no valida ni ordena evaluación por par, debe reconocer y liquidar y pagar en los plazos legales.
- ¿Quién hace el trámite ante la EPS? El empleador, siempre. No se puede trasladar al trabajador. El trabajador solo informa que tiene incapacidad/licencia.
- ¿Prescripción para recobros del empleador a la EPS? 3 años desde el pago al trabajador.
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🧭 Paso a paso para transcribir/validar una incapacidad emitida por un Plan Complementario
Reúne los soportes
- Certificado de incapacidad (con todos los campos mínimos: IPS, NIT, REPS, EPS, datos del afiliado, CIE, origen, fechas, firma del médico, etc.).
- Epicrisis (si hubo internación) o resumen de atención (si fue consulta externa/ambulatoria). No es requisito entregar la historia clínica completa para la validación.
Radica ante la EPS dentro de 15 días calendario desde la expedición.
Espera validación o evaluación por par (médico de la EPS) en 8 días hábiles. Si no lo hacen, la EPS debe reconocer, liquidar y pagar según los plazos del decreto.
Si niegan sin causa o piden documentos no exigidos por la norma (p. ej., la historia clínica completa), puedes quejarte ante la Superintendencia Nacional de Salud y/o acudir a jurisdicción laboral y de seguridad social.
📝 Toma nota
- ✅ Paga oportunamente al trabajador y gestiona el recobro.
- ✅ Radica dentro de 15 días con epicrisis/resumen (según el caso).
- ✅ Guarda constancias de radicación y haz seguimiento a los plazos (8 días validación / evaluación; luego liquidación y pago).
- ✅ Si hay negativa injustificada, queja a Supersalud y evalúa acción judicial.
- ❌ No le pases el trámite al trabajador. Es tu obligación.
🧪 ¿Qué debe traer una incapacidad para que sea “válida”?
Campos mínimos (resumen): IPS, NIT, código REPS, EPS, lugar/fecha, datos del afiliado, grupo de servicio, modalidad, diagnóstico CIE, origen (común/laboral), causa, fechas de inicio/fin, prórroga, retroactividad (si aplica), datos y firma del médico.
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🟩 Buenas prácticas vs. 🟥 Malas prácticas (lo que hacen las empresas)
| Situación | 🟩 Buena práctica | 🟥 Mala práctica |
|---|---|---|
| Incapacidad fuera de la red EPS | Radicar en ≤15 días con epicrisis/resumen; archivar soportes y constancias de radicación. | Esperar a que el trabajador “arregle” con su EPS (prohibido trasladarle el trámite). |
| Relación con la EPS | Hacer seguimiento a los 8 días hábiles (validación/evaluación). Si no responden, exigir pago. | Dejar vencer plazos y perder trazabilidad. |
| Soportes clínicos | Enviar epicrisis o resumen (según el caso); no entregar historia clínica completa (no es requisito). | Entregar H.C. completa (exposición innecesaria de datos), o radicar sin los soportes mínimos. |
| Flujo de caja | Anticipar pago al trabajador y recobrar a EPS/ARL/fondo según aplique (sobre todo en procesos largos). | No pagar al trabajador “hasta que la EPS responda” (riesgo de tutela y sanciones). |
| Defensa | Ante negativas injustificadas, queja a Supersalud y, de ser necesario, acción judicial. | Resignarse a la negativa o pedir documentos no exigidos a los trabajadores. |
🧑⚖️ Plazos y responsables
- Trabajador: “Aviso a mi jefe que me incapacitaron” (y entrega el certificado). No tramita ante la EPS.
- Empleador: “Radico y hago seguimiento”. Si la incapacidad es de médico no adscrito, lleva 15 días para radicar con epicrisis o resumen.
- EPS: “Valido o cito evaluación por par” en 8 días hábiles; si no lo hace, reconoce, liquida y paga en los tiempos legales.
🧩 Ejemplos rápidos
Ejemplo 1. Ana fue a una clínica de su Plan Complementario el 1 de marzo y le dieron incapacidad por 10 días.
- El empleador radica ante la EPS antes del 16 de marzo con el resumen de atención.
- Si la EPS no valida ni cita evaluación antes del 12 de marzo (8 días hábiles), debe reconocer y liquidar y luego pagar dentro del plazo legal.
Ejemplo 2. ¿Y si la incapacidad se extiende más allá del día 180?
- Hay decisiones recientes que recalcan la obligación de pago y la coordinación EPS–AFP según evolución y concepto de rehabilitación. Útil para entender el pago más allá del día 180.
🧱 Errores típicos que cuestan dinero
- Trasladar el trámite al trabajador. Ilegal. El empleador siempre gestiona ante la EPS.
- Radicar por fuera de 15 días cuando la emitió un médico no adscrito. Pierdes fuerza para exigir validación.
- Aceptar negativas por “falta de historia clínica”. No es exigible para validar; insiste con epicrisis/resumen.
- No pagar al trabajador mientras esperas. Se arriesga tutela y sanciones; paga y recobra.
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🧩 Marco legal
- Decreto 780 de 2016: quién puede expedir incapacidades, condiciones de pago por origen común y validación de incapacidades de médicos no adscritos (15 días para radicar; 8 días hábiles para que la EPS valide o evalúe; si no, paga).
- Decreto Ley 019 de 2012 (art. 121): el empleador tramita incapacidades y licencias ante la EPS; no se traslada al trabajador.
- Ley 1438 de 2011: prescripción de 3 años para recobros; facultades de Supersalud para sancionar por no reconocimiento o pago inoportuno.
- Acción ante controversias: jurisdicción laboral y de seguridad social (Código General del Proceso).
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