En muchos procesos laborales, disciplinarios o judiciales aparece la misma duda:
“¿Esta incapacidad es real o es falsa?” 🧾
En el concepto identificado con el Radicado 2025423003674142 de 2025, el Ministerio de Salud y Protección Social responde a un juez que le pidió “verificar la veracidad de la incapacidad” de un abogado.
La conclusión es contundente y muy útil para empresas y abogados:
❗ El Ministerio de Salud NO es competente para determinar si una incapacidad individual es verdadera o falsa.
Esa verificación corresponde a la EPS o Entidad Adaptada del afiliado, dentro del marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
🧭 ¿Qué sí hace el Ministerio y qué NO puede hacer?
El concepto recuerda que, según el Decreto Ley 4107 de 2011 y el Decreto 780 de 2016, el Ministerio de Salud:
- Es el órgano rector del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
- Fija políticas públicas en salud y protección social.
- Formula, dirige, coordina y evalúa la política pública en salud.
Pero al mismo tiempo deja claro:
- ❌ No le corresponde pronunciarse sobre la veracidad o autenticidad de incapacidades médicas individuales.
- Esa función no está dentro de sus competencias legales ni administrativas.
Es decir:
🔹 El Ministerio regula la norma general.
🔹 La verificación concreta de cada incapacidad la hace la EPS o Entidad Adaptada.
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🩻 ¿Quién puede expedir una incapacidad válida?
El concepto cita el artículo 2.2.3.1.4 del Decreto 780 de 2016, que define la competencia y responsabilidad en la expedición de incapacidades:
- Pueden expedir incapacidades:
- Médicos u odontólogos tratantes, inscritos en el ReTHUS.
- Profesionales en servicio social obligatorio.
- Siempre adscritos a un prestador de servicios de salud habilitado.
Además, la norma dice que:
- Las incapacidades están sometidas a la ética médica u odontológica.
- Deben basarse en hechos reales consignados en la historia clínica y epicrisis.
En otras palabras:
✅ No se trata solo de un papel; la incapacidad debe corresponder a una atención real, ética y verificable.
💰 ¿Cuándo se reconoce y paga una incapacidad de origen común?
El artículo 2.2.3.3.1 del Decreto 780 de 2016 establece las condiciones para el reconocimiento y pago de incapacidades de origen común:
- El trabajador debe:
- Estar afiliado como cotizante al SGSSS.
- Haber cotizado al menos 4 semanas (28 días) antes del inicio de la incapacidad.
- Tener un certificado de incapacidad expedido por la red de la EPS o validado por esta.
No habrá lugar al pago cuando la incapacidad se derive de servicios o tecnologías excluidas de financiación con recursos públicos, según la Ley 1751 de 2015.
🧾 Documentos que exige la EPS para pagar incapacidades
El artículo 2.2.3.4.1 del Decreto 780 de 2016 indica que, para el reconocimiento, liquidación y pago de incapacidades de origen común, el aportante (empleador) debe entregar:
- Certificado de incapacidad expedido por prestador de la red de la EPS o validado por ella.
- Solicitud de pago suscrita por el empleador, en el formato o medio definido por la EPS.
- Certificación bancaria reciente (si aplica), o la indicación del medio de pago que maneja la EPS.
🧬 Incapacidades expedidas por médicos por fuera de la red de la EPS
Uno de los puntos más delicados para las empresas es cuando la incapacidad proviene de un médico no adscrito a la red de la EPS del trabajador.
El artículo 2.2.3.3.3 del Decreto 780 de 2016 establece que:
-
La incapacidad expedida por un médico u odontólogo no adscrito:
- Debe ser emitida por un profesional inscrito en ReTHUS (o en servicio social obligatorio).
- Debe presentarse a la EPS dentro de los 15 días siguientes a su expedición.
- Debe ir acompañada de:
- Epicrisis, si hubo hospitalización; o
- Resumen de atención, si fue consulta externa o ambulatoria.
-
Si la EPS tiene dudas sobre esa incapacidad:
- Puede someter al afiliado a evaluación por un médico par,
- Quien puede confirmar o desvirtuar la incapacidad.
Y hay una regla de oro:
⏱️ Si pasan 8 días hábiles sin que la EPS haya validado o sometido a evaluación al afiliado,
la EPS queda obligada a:
- Reconocer y liquidar la incapacidad dentro de los 15 días hábiles siguientes, y
- Pagarla dentro de los 5 días siguientes,
siempre que el afiliado cumpla con las condiciones del art. 2.2.3.3.1.
🏢 ¿Quién debe hacer el trámite ante la EPS?
El artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012 es muy claro:
El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias debe ser adelantado directamente por el empleador ante la EPS.
En ningún caso puede trasladarse al afiliado esa carga.
Obligaciones:
- Trabajador:
- Informar al empleador sobre la expedición de la incapacidad o licencia.
- Empleador:
- Gestionar el trámite ante la EPS o Entidad Adaptada, cumpliendo requisitos y plazos.
⚖️ Punto central del concepto: ¿quién verifica la veracidad de la incapacidad?
Aquí entra en juego el Decreto 2126 de 2023, incorporado al Decreto 780 de 2016:
- Corresponde a la EPS o Entidad Adaptada:
- Verificar el cumplimiento de las condiciones para reconocer la prestación económica.
- Revisar los documentos soporte.
- Realizar las validaciones necesarias para garantizar:
- La veracidad de la información,
- La correcta liquidación, y
- El pago adecuado de la incapacidad.
Por eso el Ministerio concluye:
📌 No es competente para pronunciarse sobre la veracidad de incapacidades médicas individuales.
Esa responsabilidad es exclusiva de la EPS o Entidad Adaptada a la que pertenece el afiliado.
Además, este pronunciamiento se rige por el artículo 28 del CPACA:
➡️ Es un concepto orientador, no de obligatorio cumplimiento.
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📌 Ruta correcta cuando se duda de una incapacidad
| Actor | Qué NO debe hacer | Qué SÍ debe hacer |
| Empleador | Declarar por su cuenta que la incapacidad “es falsa”. | Radicar ante la EPS y solicitar revisión si hay sospecha. |
| Juez/Abogado | Pedir al Ministerio de Salud que “certifique” un caso puntual. | Oficiar a la EPS o acudir a prueba pericial médica. |
| Trabajador | Asumir él solo el trámite ante la EPS. | Informar al empleador y entregar la incapacidad oportunamente. |
💡 Buenas prácticas para empresas frente a incapacidades “sensibles”
- Tener un procedimiento interno de manejo de incapacidades (plazos, responsables, flujos).
- Registrar siempre la fecha y hora de entrega del certificado por parte del trabajador.
- Verificar:
- Nombre y registro del médico, EPS, fechas, diagnósticos codificados.
- Ante dudas razonables:
- Canalizar la preocupación hacia la EPS, no directamente contra el trabajador.
- Solicitar por escrito la validación o evaluación de la incapacidad.
- Integrar la mirada de:
- Talento Humano, Jurídica, SG-SST y ARL, para tomar decisiones informadas.
📌 Claves para talento humano y SG-SST
| Clave práctica | Beneficio para la empresa y el trabajador |
| Protocolos claros de manejo de incapacidades | Evitan improvisación y decisiones emocionales. |
| Seguimiento a ausentismo y causas | Permite diferenciar riesgo común, riesgo laboral y posibles abusos. |
| Articulación con EPS y ARL | Mejora el retorno al trabajo y reduce conflictos. |
| Soportes completos y trazables | Disminuye riesgos legales en procesos disciplinarios o despidos. |
🧡 IMPORTANCIA DE CONTAR CON UN INTERMEDIARIO ARL Y UN ESPECIALISTA EN SG-SST
Ante el aumento de incapacidades, sospechas de fraude, litigios y decisiones disciplinarias complejas, contar con un intermediario ARL y un especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es fundamental para:
✅ Diseñar protocolos internos de manejo de incapacidades alineados con la norma.
✅ Analizar el ausentismo y diferenciar entre problemas de salud reales, riesgo laboral y posibles irregularidades.
✅ Coordinar con EPS y ARL procesos de rehabilitación, reubicación y retorno seguro al trabajo.
✅ Evitar despidos o sanciones basados solo en sospechas, sin soporte médico y sin agotar la verificación ante la EPS.
Una relación sólida entre empresa, EPS, ARL y SG-SST protege tanto al trabajador como al empleador, reduce el riesgo jurídico y fortalece una cultura de salud y transparencia.
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