🩺 Permisos para citas médicas: lo que las empresas deben saber según el MinTrabajo
En muchas empresas surge la pregunta: ¿puedo descontar de vacaciones o del salario los permisos que un trabajador solicita para asistir a una cita médica?
El Ministerio del Trabajo aclaró, mediante un concepto (08SE-2025, 20/02/2025) orientador, que los permisos médicos no pueden tratarse como vacaciones ni como sanciones económicas.
La salud es un derecho fundamental y su garantía implica obligaciones específicas para los empleadores.
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⚖️ Lo que dice la normativa y la jurisprudencia
- No existe una norma expresa en el Código Sustantivo del Trabajo que regule los permisos remunerados para citas médicas.
- Sin embargo, la Ley 1751 de 2015 reconoce la salud como un derecho fundamental autónomo e irrenunciable.
- La Corte Constitucional (Sentencia T-203 de 2000, entre otras) ha reiterado que negar permisos médicos atenta contra la dignidad, el trabajo digno y el derecho a la seguridad social.
- El empleador no puede descontar vacaciones ni el salario de forma automática por citas médicas, salvo que exista una autorización expresa del trabajador (Art. 59 CST).
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🏢 Responsabilidad de las empresas y de Talento Humano
- Reglamento Interno de Trabajo: la empresa debe incluir reglas claras sobre permisos médicos (art. 108 CST). Allí se definen condiciones y límites, garantizando un equilibrio entre derechos del trabajador y la operación del negocio.
- Autonomía empresarial: aunque no se exige legalmente que sean remunerados, no se puede impedir la asistencia a citas médicas.
- Proporcionalidad: los permisos deben ser razonables. El trabajador no puede abusar del derecho, ni la empresa bloquearlo sin justificación.
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👷 Rol para Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
El equipo de SST debe ver estos permisos como parte de la prevención de riesgos:
- 🩺 Garantizar acceso real a la salud → Los trabajadores necesitan atender controles, terapias o tratamientos para evitar que un malestar derive en una incapacidad prolongada.
- 📑 Documentar permisos médicos → Incluirlos en la gestión de ausentismo, estadísticas y planes de intervención.
- 🤝 Coordinar con Talento Humano → Diseñar protocolos que aseguren continuidad operativa y eviten abusos en solicitudes.
- 🔒 Blindaje legal → Una empresa que impide la asistencia a citas médicas se expone a tutelas, sanciones y posibles procesos judiciales por vulnerar derechos fundamentales.
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📝 Cómo regular los permisos para citas médicas en tu empresa: ¡Un equilibrio justo y legal!
El Ministerio del Trabajo es claro: no puedes impedir que un trabajador asista a sus citas médicas ni descontar automáticamente de su salario o vacaciones.
Pero esto no significa que la empresa quede desprotegida. Tienes la facultad de regular estos permisos para mantener el orden y la productividad.
Aquí te explicamos cómo hacerlo de forma efectiva:
1. Actualiza y detalla tu Reglamento Interno de Trabajo (RIT):
Este es tu documento clave. El RIT debe contener un capítulo específico sobre permisos, y es el lugar ideal para regular las citas médicas.
Procedimiento de solicitud: Establece cómo y con cuánta antelación el trabajador debe solicitar el permiso. Por ejemplo: "El permiso para citas médicas debe solicitarse por escrito (o a través de la plataforma interna) con al menos 48 horas de anticipación, salvo urgencias comprobadas."
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Soportes requeridos: Exige la presentación de soportes. Por ejemplo: "El trabajador deberá presentar el comprobante de la cita (orden médica) antes de la misma y la constancia de asistencia (certificado de atención) al regresar a su puesto de trabajo."
Tiempo máximo de permiso: Define un tiempo razonable para el permiso, considerando el desplazamiento y la duración de la cita. Por ejemplo: "El permiso se otorgará por el tiempo estrictamente necesario para la cita y el desplazamiento, no excediendo de X horas, salvo justificación médica."
Priorización de citas: Fomenta que las citas de control o no urgentes se programen fuera del horario laboral, si es posible. "Se recomienda a los trabajadores programar citas de control en horarios que afecten mínimamente la jornada laboral."
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Manejo de urgencias: Establece un procedimiento claro para citas de urgencia, donde el preaviso no es posible.
2. Define si el permiso es remunerado o no remunerado:
Aunque el Ministerio no obliga a que sea remunerado, la jurisprudencia de la Corte Constitucional sugiere que, en muchos casos, no remunerar podría vulnerar el derecho a la salud.
Recomendación: Considera que los permisos para citas médicas sean remunerados por el tiempo estrictamente necesario. Esto fomenta el cuidado de la salud del trabajador y reduce el riesgo de tutelas.
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Excepciones: Si decides que no sean remunerados (lo cual es más riesgoso legalmente), debes tener una justificación muy sólida y un procedimiento claro para que el trabajador pueda reponer el tiempo o acordar un descuento con su autorización expresa y por escrito para cada caso. Sin embargo, la tendencia es a que sean remunerados.
3. Establece un canal de comunicación claro:
Asegúrate de que los trabajadores sepan a quién dirigirse para solicitar el permiso y qué información deben proporcionar. Puede ser Talento Humano, su jefe directo o un sistema de gestión de permisos.
4. Capacita a tus líderes y a Talento Humano:
Es fundamental que los jefes de área y el personal de Talento Humano conozcan la política de la empresa y la normativa legal para aplicar las reglas de manera uniforme y justa.
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Enfatiza la importancia de la flexibilidad y el buen juicio, especialmente en casos de enfermedades crónicas o tratamientos prolongados.
5. Fomenta la cultura del autocuidado y la prevención:
Desde el área de SST, promueve campañas de salud que incentiven a los trabajadores a cuidar su bienestar y a programar sus citas médicas preventivas. Un trabajador sano es un trabajador productivo.
6. Documenta todo:
Mantén un registro de todas las solicitudes de permiso, los soportes presentados y las decisiones tomadas. Esta documentación es vital en caso de cualquier controversia.
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Regular los permisos para citas médicas no es prohibirlos, sino gestionarlos de forma organizada y transparente. Al tener un RIT claro, capacitar a tu equipo y fomentar una cultura de respeto por la salud, tu empresa no solo cumple la ley, sino que también construye un ambiente de confianza y bienestar para todos.
🤝 Hoy Me Aseguro: Tu aliado estratégico en la gestión de permisos médicos y SST
Regular los permisos para citas médicas es crucial, pero puede ser complejo.
Aquí es donde un intermediario de ARL como Hoy Me Aseguro se convierte en un socio fundamental, ofreciendo soporte experto para que tu empresa cumpla la ley y mantenga su operatividad:
1. Asesoría experta en la creación y actualización del Reglamento Interno de Trabajo (RIT):
Diseño de políticas claras: Hoy Me Aseguro te ayuda a redactar o revisar las cláusulas de tu RIT relacionadas con los permisos para citas médicas. Esto asegura que sean claras, justas, cumplan con la normativa del Ministerio de Trabajo y la jurisprudencia de la Corte Constitucional, y protejan los intereses de la empresa.
Evitar cláusulas ineficaces: Te orienta para no incluir disposiciones que puedan ser consideradas ineficaces o que vulneren derechos fundamentales, como la prohibición de asistir a citas o descuentos indebidos.
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2. Interpretación de la normativa y jurisprudencia:
Mantenerse al día: El mundo laboral cambia constantemente. Hoy Me Aseguro te mantiene informado sobre los últimos conceptos del Ministerio de Trabajo, sentencias de la Corte Constitucional y otras normativas que impactan la gestión de permisos y la salud de tus trabajadores.
Claridad en la aplicación: Te ayuda a entender cómo aplicar estas normativas en tu contexto específico, evitando interpretaciones erróneas que puedan generar riesgos legales.
3. Soporte en la gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST):
Integración de políticas: Hoy Me Aseguro te asiste para que la política de permisos médicos se integre de manera coherente con tu SG-SST, promoviendo el autocuidado y la prevención como parte de la cultura organizacional.
Programas de bienestar: Puede ayudarte a diseñar programas de bienestar que fomenten la salud preventiva, reduciendo la necesidad de citas médicas urgentes y promoviendo un mejor estado de salud general de la plantilla.
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4. Capacitación y sensibilización:
Formación a líderes y Talento Humano: Hoy Me Aseguro puede ofrecer capacitaciones a tus equipos de Talento Humano y líderes de área sobre la correcta aplicación de la política de permisos médicos, la importancia del derecho a la salud y cómo manejar situaciones complejas con empatía y legalidad.
Comunicación a empleados: Te ayuda a comunicar de manera efectiva la política de permisos a todos los trabajadores, asegurando que entiendan sus derechos y responsabilidades.
5. Prevención de riesgos legales y reputacionales:
Mitigación de demandas: Al asegurar que tu empresa tiene políticas claras y justas, HoyMeAseguro reduce significativamente el riesgo de demandas por vulneración del derecho a la salud o por descuentos indebidos.
Mejora de la imagen corporativa: Una gestión transparente y respetuosa de los permisos médicos mejora la percepción de la empresa como un empleador responsable y comprometido con el bienestar de sus trabajadores.
Hoy Me Aseguro va más allá de la simple intermediación con la ARL. Se posiciona como un consultor experto que te brinda las herramientas y el conocimiento para gestionar de forma óptima los permisos para citas médicas, blindando legalmente tu empresa y fomentando un ambiente de trabajo saludable y productivo.
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